Personvernerklæring

Hva er personopplysninger, og hvem er ansvarlig for dem?

Personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det kan være ditt navn, din kontaktinformasjon, dine helseopplysninger eller medisinske vurderinger. Personopplysningsloven bestemmer hvordan vi skal behandle dine personopplysninger. Personopplysningsloven stiller en del krav til behandling av det som kalles særlige kategorier av personopplysninger (blant annet helseopplysninger) som Aleris er pålagt å følge. Som privat helseforetak må vi i Aleris også forholde oss til helselovenes regler for behandling av personopplysninger. Relevante helselover som omhandler behandling av personopplysninger er spesialisthelsetjenesteloven, helsepersonelloven, pasientjournalloven (inkl. pasientjournalforskriften) pasient og brukerrettighetsloven, helsearkivloven etc. Samtlige lover og forskrifter kan leses på www.lovdata.no     

Behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger vil si enhver bruk av personopplysninger, for eksempel innsamling, registrering, lagring, sammenstilling, utlevering, sletting osv. All behandling av personopplysninger er som hovedregel underlagt personopplysningsloven.

Behandlingsansvarlig

Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene kalles behandlingsansvarlig. Det er den behandlingsansvarlige sin oppgave og sørge for at personopplysninger blir behandlet i henhold til gjeldende regelverk.

Aleris Helse er behandlingsansvarlig.

Kontaktopplysninger:
Telefonnummer: 22 54 10 00
E-post: dpo@aleris.no
Frederik Stangs gate 11-13, 0264 Oslo

Hvordan vi bruker personopplysninger

Vi samler kun inn personopplysninger i den grad de er nødvendige for at vi skal kunne tilby våre tjenester til deg. Vårt hovedformål for behandlingen av dine personopplysninger er å yte forsvarlig helsehjelp, samt tilby våre medisinske tjenester. Utover dette behandler vi i enkelte tilfeller personopplysninger for markedsføringsformål. Du kan lese mer om det under punktet om markedsføring.

Personopplysningene vi samler inn om deg er opplysninger som vi anser relevante for å gi deg forsvarlig helsehjelp. De opplysningene vi behandler har vi fått av deg, fra annen helseinstans hvor du har mottatt behandling, fra prøver vi tar etc.

Når du blir diagnostisert, mottar helsehjelp eller medisinsk behandling hos Aleris så plikter vi å registrere alle opplysningene som er nødvendige for å yte helsehjelp i våre systemer for pasientjournaler. Det stilles lovkrav til føring av pasientjournal og hvilke opplysninger som skal nedskrives. Journalen kan eksempelvis inneholde kontaktinformasjon, nærmeste pårørende, sykdomshistorikk, tidligere behandlinger, hvilke medisiner du bruker, diagnoser, bilder fra røntgen etc.

Vi sletter personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle det formålet de opprinnelig ble samlet inn for. Når det gjelder personopplysninger lagret i pasientjournaler gjelder andre regler, se mer under punktet for sletting av personopplysninger.

Alle våre ansatte som behandler helseopplysninger om deg er underlagt taushetsplikt. Det samme gjelder andre som behandler personopplysninger på våre vegne.

Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?

• Helseforetak eller annet helsepersonell

Det hender at vi blir kontaktet av helseforetak, den legen som henviste deg til oss eller annet helsepersonell som også gir deg medisinsk behandling og som ber om å få utlevert dine pasientopplysninger.

Helsepersonell har anledning til å utlevere dine taushetsbelagte opplysninger til samarbeidende helsepersonell som er underlagt samme taushetsplikt som våre ansatte. Dette gjøres kun i den grad det anses som nødvendig for å gi deg forsvarlig helsehjelp og reglene følger av helsepersonelloven § 25.  Som pasient har du rett til å motsette deg slik utlevering. Opplysningene som eventuelt deles er begrenset til det som er nødvendig. Vi deler kun slik informasjon til henvisende lege eller dersom det etterspørres av samarbeidende personell.

• Offentlige myndigheter

Dersom det er pålagt ved lov eller det er mistanke om at det er begått lovbrudd i forbindelse med bruk av våre tjenester, vil informasjonen vi har lagret om deg kunne utleveres til offentlige myndigheter.

• Databehandlere

En databehandler er et selvstendig selskap eller juridisk enhet som behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. Dvs. når Aleris benytter underleverandører, for eksempel leverandører av system for pasientjournal eller røntgenmaskiner.

Aleris sørger for at alle databehandlere er underlagt samme taushetsplikt som personell ansatt hos Aleris og at avtaler om bruk av databehandler oppfyller personopplysningsloven sine krav til bruk av databehandlere/innhold av databehandleravtaler.

Aleris benytter hovedsakelig databehandlere som behandler personopplysninger innenfor EU/ EØS. Det vil si at disse databehandlerne er underlagt det samme regelverket når det kommer til behandling av personopplysninger. Ved få unntak benyttes databehandlere som er lokalisert utenfor EU/EØS. I disse tilfellene har Aleris besørget at disse databehandlerne er underlagt tilstrekkelig beskyttelsesnivå for behandling av personopplysninger i henhold til GDPR art 45 flg.

• Offentlige helseregistre som vi er pålagt gjennom lovgiving å dele informasjon til, slik som proteseregisteret og kreftregisteret.

Dine rettigheter

Innsyn

Du har rett til innsyn i egne personopplysninger. Dersom du ønsker å vite hva som er lagret av personopplysninger om deg i våre systemer kan du ta kontakt med det sykehuset eller røntgenavdeling som behandlet deg eller så kan du sende oss en forespørsel.  Vi ber om at du ikke oppgir sensitive personopplysninger.

Retting og sletting

Retting
Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager en feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan bli rettet. Når det gjelder opplysninger i pasientjournaler så er adgangen til å få opplysninger rettet begrenset av regler i helsepersonelloven.

Sletting
Du kan også kontakte oss dersom du ønsker at opplysninger skal slettes. Når det gjelder opplysninger i pasientjournaler så er adgangen til å få opplysninger slettet svært begrenset på grunn av regler i helsepersonelloven.

Lagringstid
Vi vil i utgangspunktet ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og de lovpålagte pliktene vi har. Når det kommer til personopplysninger lagret i pasientjournal gjelder andre regler.

Hovedregelen er at journalene skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Aleris er etter helsearkivforskriften forpliktet til å avlevere journalmateriale til Norsk Helsearkiv etter dette.

Rett til å kreve begrenset behandling av personopplysninger

Du har rett til å kreve at vår behandling av personopplysninger om deg begrenses. Metoder for å begrense behandling er å flytte de til et annet behandlingssystem, gjøre utvalgte opplysninger utilgjengelige eller at offentlige opplysninger fjernes fra nettsted. Dette kan du be om i følgende situasjoner:

• Dersom du mener at personopplysningene vi har lagret om deg er unøyaktige, i denne forbindelse kan behandlingen begrenses i perioden det tar for å kontrollere om personopplysningene er riktige.

• Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger om deg er ulovlig.

• Dersom Aleris ikke lenger har behov for personopplysningene, men du behøver disse til å fastsette eller gjøre gjeldende rettskrav.

Rett til dataportabilitet

Du har rett til å ta med deg dine personopplysninger fra Aleris til en annen tilsvarende aktør. Dette kalles dataportabilitet. Denne retten gjelder kun dersom behandlingen av dine personopplysninger skjer på bakgrunn av et samtykke fra deg eller i forbindelse med oppfyllelse av en avtale mellom deg og Aleris. For ordens skyld gjøres det oppmerksom på at hoveddelen av den behandlingen Aleris gjør med personopplysninger har såkalt behandlingsgrunnlag i rettslige forpliktelser til å yte helsehjelp og er sånn sett ikke underlagt retten til dataportabilitet.

Dersom behandlingen av personopplysningene om deg har rettslig grunnlag i forbindelse med oppfyllelse av en avtale eller ditt samtykke så kan du velge om du ønsker å få opplysningene utlevert til deg selv eller at vi sender de direkte til din nye medisinske behandler/ leverandør.

For ordens skyld gjør vi oppmerksom på at retten til dataportabilitet ikke har noen innvirkning på våre plikter til oppbevaring av din pasientjournal.

Rett til å klage til Datatilsynet

Dersom du er uenig i hvordan vi behandler personopplysninger har du rett til å klage til Datatilsynet. Du kan lese mer om dette på Datatilsynet sine nettsider:

https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/hvordan-kan-jeg-klage-til-datatilsynet/

Personvernombud

Aleris har eget personvernombud. Ta kontakt på dpo@aleris.no dersom du har spørsmål til hvordan vi behandler dine personopplysninger, vil be om retting, sletting eller innsyn eller du har andre spørsmål. Vi vil besvare din henvendelse så fort som mulig. Vi ber deg om ikke å sende personsensitiv informasjon på e-post.

Bruk av pasientundersøkelser

For å måle våre pasienters tilfredshet ved den medisinske behandlingen de har mottatt hos Aleris benytter vi spørreundersøkelser rettet mot pasienter. All behandling av personopplysninger krever rettslig behandlingsgrunnlag. Relevant behandlingsgrunnlag for denne behandlingen er interesseavveining. Interesseavveining kan brukes som behandlingsgrunnlag der hvor behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter går foran og krever vern av personopplysninger. 

Selvbetjent ankomstregistrering

Våren 2021 startet vi implementeringen av selvbetjent ankomstregistrering ved våre sykehus og røntgenavdelinger. Formålet er å tilby en enkel og heldigital løsning som lar deg selv håndtere utfylling av helseformular, innsjekk og betaling for timen med din egen telefon. På denne måten slipper du unødig venting i resepsjonen, og vi forsterker personvernet ved at du kan håndtere alt på egen hånd.

Digital skjemautfylling

2 dager før timen hos oss vil vi sende deg en SMS med påminnelse om timen din. Dersom du skal konsulteres hos en av våre kirurger vil du samtidig få tilsendt link til digital utfylling av helseerklæring. Her får du svare på spørsmål om helsen din som er relevante for din behandling.

Skal timen dekkes av din helseforsikring, vil du få tilsendt skjema for samtykke til utlevering av dine helseopplysninger til forsikringsselskapet.

Når du har fylt ut skjemaet som du har fått tilsendt må du identifisere deg med BankID før skjemaet lagres i vårt journalsystem.

Ankomstregistrering

En time før din avtale får du SMS med en link som du benytter til å registrere din ankomst. På denne måten trenger du ikke å vente på din tur i resepsjonen, og du kan gå rett til anvist venteområde ved legens kontor.

Betaling med mobilen

Kort tid etter ditt besøk vil du få tilsendt en SMS med link til betaling via vår partner PayEx. Du kan betale med kort eller Vipps. Betaler du ikke innen 48 timer vil du få tilsendt faktura, og da påløper også fakturagebyr.

Slik behandles dine personopplysninger

Systemet for selvbetjent ankomstregistrering kjøres fra sikre servere i Stockholm. Alle timer som er planlagt lagres kryptert og kun midlertidig på disse serverne. Her behandler vi opplysninger om din avtale hos oss, hvem som er din lege, ditt navn, fødselsnummer, telefonnummer og adresse. Dataen slettes snart formålet er oppfylt. Opplysningene er kun tilgjengelig for et begrenset antall medarbeidere hos Aleris og eventuelle driftspartnere, der det er et tjenstlig behov for å kunne gi nødvendig helsehjelp og for å utvikle og drifte løsningen.

For å kunne tilby mobil-betaling overføres opplysningene om deg og hvor mye du skal betale for timen til PayEx. Opplysningene lagres midlertidig på europeiske servere og slettes når formålet er oppfylt og i henhold til relevant lovgivning.

Helseportalen "Mitt Aleris"

Gjennom vår helseportal "Mitt Aleris" kan du enkelt holde oversikt over dine timer hos oss, og selv bestille eller endre dine timer. Skal du få utført en operasjon gir vi deg informasjon om viktige forberedelser, samt råd og oppfølging i tiden etter ditt inngrep.

Første gang du logger inn i appen ber vi deg om å autentisere deg med BankID, slik at vi er sikker på at vi ikke viser dine helseopplysninger til noen andre enn deg. Neste gang du logger inn kan du gjøre det enten ved hjelp av en 6-sifret pinkode som du selv velger, eller ved hjelp av fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning på telefonen din. På denne måten sikrer vi at ikke uvedkommende får tilgang til dine helseopplysninger. 

Når du har autentisert deg med BankID hentes informasjon om dine timer fra vårt journalsystem. Informasjonen som hentes er dato og klokkeslett for timen, hva slags time du har og hvem som er din behandler. Informasjonen lagres kryptert på din telefon. Dette gjøres for at vi skal kunne minne deg på viktige forberedelser og gi deg informasjon om ditt inngrep til riktig tidspunkt.

Dersom du har automatisk sikkerhetskopiering av telefonen din i en sky-tjeneste vil ikke dine helseopplysninger bli sikkerhetskopiert dit. Hvis du sletter appen fra telefonen din slettes også den krypterte informasjonen om dine timer hos oss.  

Markedsføring og nyhetsbrev

Sosiale media

Vi ønsker å være tilgjengelig for våre kunder og potensielle kunder i sosiale medier og har derfor profil blant annet på Facebook, Instagram, Snapchat, LinkedIn og Youtube. Formålet med disse sidene er å gjøre våre tjenester, vår kontaktinformasjon og åpningstider tilgjengelige for våre kunder/pasienter og potensielle pasienter. Dersom du ønsker å ta kontakt med oss ved hjelp av disse kanalene oppfordrer vi deg til ikke å dele personopplysninger. Dersom du har et spørsmål som innebærer deling av dine sensitive personopplysninger (eks. opplysninger om din helse) anbefaler vi at du heller kontakter oss per telefon slik at vi kan hjelpe deg.

Nyhetsbrev

Aleris' nyhetsbrev er et nyhetsbrev som sendes per e-post. I nyhetsbrevet ønsker vi å gi deg tilgang til god og kvalitetssikret informasjon om helserelaterte emner, svar på medisinske spørsmål samt nyttige råd for hvordan du kan holde deg frisk. I utsendelsene vil du bl.a. få informasjon om kampanjer og helsetips fra Aleris Helse sine fagfolk.

For å melde deg på Aleris Helse sitt nyhetsbrev må du registrere din e-postadresse og samtykke til våre brukerbetingelser. Du kan også velge å opplyse om navn og registrere din nærmeste Aleris-klinikk.  Påmelding finner du her.

Når du registrerer deg for å motta nyhetsbrevet samtykker du til at vi kan sende deg 1-2 e-poster i måneden med gratis informasjon om våre helsetjenester. Du samtykker også til at vi måler åpningsgrad og klikk på linker i nyhetsbrevet etter hver utsendelse. Dette gjøres ved hjelp av «web beacon», en pikselstor fil som åpnes når nyhetsbrevet åpnes. Du kan lese mer om hvordan vi benytter cookies/ web beacons her.

Aleris bruker e-posttjenesten Make for utsendelse av nyhetsbrev. E-postadresse  IP-adresse, åpningsgrad og klikk vil derfor bli behandlet og lagret av Make, som er et norsl selskap. E-post adresse og evt. navn vil i tillegg være synlig for de som jobber i kommunikasjonsavdelingen til Aleris Helse AS og Geta AS.

Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet. Dette gjør du ved å gå inn på vårt siste nyhetsbrev, og trykke på avmeldingslinken. Du kan også velge å fortelle hvorfor du ikke ønsker å motta nyhetsbrevet fra oss. Dette er frivillig og du vil uansett bli tatt bort fra listen selv om du velger å ikke fortelle hvorfor. Om du velger å melde deg av nyhetsbrevet vil all informasjon om deg bli slettet hos oss og fra vår konto hos Make.

Aleris Helse AS vil ikke bruke dine opplysninger til annen markedsføring eller andre tjenester enn til å sende ut dette nyhetsbrevet.

Webbooking

På Aleris’ nettsider og i appen «Mitt Aleris» har du mulighet å selv bestille time hos våre spesialister. Når du bestiller time får du oppgi navn, telefonnummer og fødselsnummer. Det er også mulig å skrive en kort beskjed til legen som skal behandle deg. Disse opplysningene vil bli lagret i vårt journalsystem (se eget avsnitt om lagring av pasientopplysninger).

Noen tjenester kan ikke bookes direkte i vår webbooking, og da blir en forespørsel om time sendt til sykehuset som skal behandle deg. Du vil derpå bli kontaktet av noen av våre medarbeidere for å finne en time som passer. Timeforespørselen vil overføres med TLS og SSL kryptering, som sikrer data fra nettløsningen til Aleris' kundemottak, hvor dataen blir dekryptert. Dine opplysninger vil kun være tilgjengelig for nødvendig helsepersonell i Aleris. Alle våre ansatte som behandler helseopplysninger er underlagt taushetsplikt.

Dine personopplysninger lagres kun midlertidig på nettsiden i kryptert tilstand. Vår nettside og drift av denne er basert på Optimizely DxC teknologi hvor sikkerhet er i høysete og etter sikkerhetsbransjens beste praksis. Løsningen kjører på Azure datasentre, og overholder industristandarder (inkludert ISO 27001) for fysisk sikkerhet og tilgjengelighet.

Kontaktskjema på våre nettsider

På våre nettsider har du mange muligheter for å komme i kontakt med oss eller sende en forespørsel til oss, deriblant kontaktskjemaer. Når du sender inn skjemaet til oss behandles dine personopplysninger av Aleris' helsepersonell.

Dine personopplysninger vil bli lagret kryptert på vårt nettside i 30 dager. Vår nettside og drift av denne er basert på Episerver DxC teknologi hvor sikkerhet er i høysete og etter sikkerhetsbransjens beste praksis. Løsningen kjører på Azure datasentre, og overholder industristandarder (inkludert ISO 27001) for fysisk sikkerhet og tilgjengelighet. Episervers medarbeidere får bare tilgang til data for autoriserte formål med arkivering, sikkerhetskopiering, restaurering og innsamling av anonymisert brukerstatistikk.

Løsningen benytter TLS og SSL kryptering som sikrer data fra nettløsningen og til Aleris' kundemottak, hvor dataen blir dekryptert. Dine opplysninger vil kun være tilgjengelig for utvalgte ansatte i Aleris Helse AS.

Videokonsultasjon

Mange av legespesialistene i Aleris kan tilby videokonsultasjon til pasienter som ønsker det, eller som av ulike grunner ikke har anledning til å møte til fysisk konsultasjon hos oss. Løsningen vi bruker til dette heter Aleris Online. Når konsultasjonen skal starte må du logge deg inn med BankID. All video er live, og samtalen lagres ikke.

I enkelte tilfeller kan det være ønskelig at du tar et bilde og sender til legen. Bildet kan i tilfelle sendes over i chat-løsningen inne i Aleris Online, hvor det også blir lagret etter konsultasjonen. Både du og legen har mulighet til å gå inn i chatten i ettertid og se på det som har blitt lagret der. Løsningen tilfredsstiller alle krav til sikker lagring og journalføring. Du kan trekke sitt samtykke til lagring av data når som helst og få slettet det som eventuelt finnes lagret i Aleris Online.

Utover dette journalfører vi samtalen akkurat på samme måte som ved en fysisk konsultasjon. Når det gjelder personopplysninger lagret i pasientjournaler gjelder andre regler, se mer under punktet for sletting av personopplysninger.

Pasienthistorier

Vi har publisert noen pasienthistorier som våre pasienter har valgt å dele med oss og gitt sitt samtykke til publisering på våre nettsider og i sosiale medier. Det er kun historier fra pasienter som har gitt sitt uttrykkelige og frivillige samtykke til publisering som vises på våre sider.

Dersom du har valgt å dele din historie kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Du kan kontakte oss for sletting av din pasienthistorie per post til Aleris Helse AS v/Markedsavdelingen, Frederik Stangs gate 11-13, 0264 Oslo, mail til minhistorie@aleris.no eller ring 22 54 10 00. Vi vil da sørge for å slette historien og eventuelle bilder fra nettsider og sosiale medier så fort som mulig og senest innen 30 dager.

Cookies (informasjonskapsler)

Aleris benytter informasjonskapsler for å kunne analysere besøkendes atferd for bruk i utvikling og forbedring av nettsidene og våre produkter, tekniske formål for å sikre at nettsidene fungerer og optimalisering av sidene, og for markedsføringsformål slik som for eksempel å måle effekten av vår markedsføring på nett eller å målrette annonsering. Nærmere informasjon om hvilke informasjonskapsler vi benytter, hvilke data som behandles, hvem som behandler dataene og formålet med behandlingen kan du lese i vår cookie-policy. 

Gjennomføring av endringer i denne erklæring

Vi vil med jevne mellomrom oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer på nettstedet eller ved endringer om hvordan vi behandler personopplysninger.

Sist oppdatert: November 2023